Нравится вам это или нет, но гибридные события - это будущее, по крайней мере, в ближайшем будущем. В то время как некоторые штаты и страны начинают открываться, и правительства постепенно ослабляют свои ограничения на живые мероприятия, реальность такова, что многим вашим посетителям будет не комфортно встречаться, пока не будет вакцины от COVID-19.

Идея гибридного мероприятия, то есть виртуальной встречи небольшой группы и виртуальной большой группы, - это способ вернуть часть взаимодействия лицом к лицу (f2f), а также обеспечить безопасность участников. Эта модель может применяться ко всем типам встреч,
от конференций до фестивалей и выставок до свадеб.

«За последние три месяца наше поведение претерпело огромные изменения», - отмечает Кара Кляйнхаут, основатель и генеральный директор AGENC Experiential & Digital Marketing. «Мы должны обеспечить одновременный цифровой опыт, который как зеркало отображает живое общение по качеству и вовлечению, и не оставлять онлайн участников в чатах Zoom или пассивном просмотре, что по-прежнему является большинством того, что мы сейчас наблюдаем».

В то время как профессионалы событий хорошо знакомы с проблемами и преимуществами полностью виртуальных событий, концепция гибридных мероприятий сопровождается лучшими практиками. Чтобы подготовиться к этому новому, новому нормальному, BizBash встретился с Kleinhaut и другими ведущими орагнизаторами событий. Вот восемь тем, о которых вы должны подумать сейчас.

Какова основная цель мероприятия?

Гибридные события никоим образом не являются новой концепцией; конференции, фестивали
и другие собрания в течение многих лет включали прямые трансляции. Концепция может быть такой же простой, как ноутбук с настройкой Zoom. Поскольку все больше корпораций и брендов принимают эту идею, ожидайте увидеть более сложные настройки, смоделированные как трансляция.

Как и любое другое мероприятие, живое и личное, планирование успешного гибридного события должно начинаться с того, чтобы точно определить, к чему надо стремится. Джо Панепинто, старший вице-президент и глава стратегии Jack Morton Worldwide, делит это на три основных действия: переориентация, переосмысление и реорганизация. «Сфокусируйтесь на аудитории и ваших целях. Есть ли люди, которые были бы заинтересованы в вашем мероприятии, на которое вы их никогда не приглашали, потому что не могли разместить?» он спрашивает, добавляя, что организаторы мероприятий должны «переосмыслить опыт. Должно ли это состояться в течение пяти недель, а не нескольких дней, и включать сочетание живого и виртуального программирования?»

Наконец, он говорит: «Выровняйтесь с платформой и производством». Как вы будете выполнять логистику для достижения этих целей? Это определит, нужна ли вам полная команда по производству вашего продукта. Например, команда дизайнеров студии Джек Мортон, призер Эмми, которая создает студии широковещательного стиля для гибридных мероприятий, или для ваших нужд подойдет что-то более простое.

Ответ зависит, конечно, от бюджета, а также от ваших целей. Дэвид Меррелл, генеральный директор и креативный директор AOO Events, считает, что случаи COVID-19 могут продолжать расти в ближайшие недели, что еще больше отодвигать график проведения больших мероприятий. В результате «корпорации придут к осознанию того, что виртуальные события больше не будут резервными, и они выведут их на первый план», - предсказывает он, объясняя, почему AOO Events недавно дебютировали виртуальный формат, объединяющий прямую трансляцию вещательного качества с виртуальными развлечениями, свэгами и многим другим. «Но они все равно захотят собрать оффлайн как можно больше людей, поэтому некоторые отели говорят о том, что, возможно, они предложат определенные условия для размещения оффлайн мероприятий. Это по-прежнему позволит организаторам привлекать лидеров мнений или других ключевых игроков и транслировать их столько, сколько они захотят».

Кляйнхаут наблюдает подобные тенденции. «Мы видим новые платформы, которые позволяют моделировать эмпирический дизайн, чтобы привлечь аудиторию в режиме объемного экрана, где все члены аудитории находятся «в комнате» - просто на больших экранах, взаимодействуя друг другом."

Как я хочу, чтобы опыт отличался для виртуального и с личным присутствием?

Главный совет, который предлагает Amaia Stecker, управляющий партнер Pilar & Co., заключается в том, чтобы поддерживать живую и виртуальную аудитории вовлеченными; не должно быть ощущения, что это два отдельных события.

Kleinhaut поддерживает эту точку зрения, рекомендуя, чтобы каждый вариант посещаемости имел свои уникальные преимущества, особенно если участники платят за посещение. «За последние месяцы мы наблюдали, как много цифровых комплектов доставлялось онлайн посетителям, но чтобы по-настоящему собрать цифровой билет, за который мы хотим, чтобы гости платили, мы должны предоставить им ряд эксклюзивных впечатлений, которых не будет у оффлайн посетителя.», - говорит она. «Например, закулисные кадры и интервью с лидерами мнений, каково это ходить по красной дорожке, быть за кулисами перед большим выступлением. Какой эксклюзивный доступ может иметь держатель онлайн билета, чтобы он был заманчивым и захватывающим? Все это возвращается к опыту и путешествию, которое мы хотим, чтобы этот цифровой участник прошел».

Один сдвиг, к которому нужно подготовиться: более чем когда-либо контент имеет первостепенное значение, будь то ваши посетители виртуальные или живые «Гибридные события избавляют от необходимости выбирать между сессиями и докладчиками, поэтому убедитесь, что ваш контент, технологии и докладчики являются первоклассными», - говорит Штеккер.

Какой график имеет смысл?

Как и в случае только виртуальных, расписания гибридных событий должны учитывать проблемы часовых поясов. Где будет находиться большинство ваших посетителей, и как вы можете настроить время для всех (или большинства)? Например, директор Агентства VIBE Валери Бихет планирует провести мероприятие в Майами, в котором примут участие многие виртуальные участники из Латинской Америки. Конференция будет проходить с 11 утра до 6:30 вечера, это не слишком рано и не слишком поздно ни для одного часового пояса.

«Если у вас большая разница в часовых поясах, как, например, для участников из Европы и Азии, вы не сможете провести сессию только один раз», - рекомендует Бихет. «Вам нужно будет делать это более одного раза, поэтому в подходящее время для разных часовых поясов - утро для одного все равно будет ночью для другого». Организаторы должны решить, будет ли важный контент повторяться несколько раз, или он будет записан и ретранслирован.

Организаторы мероприятия также должны учитывать внимание виртуальной аудитории. «Благодаря использованию технологии прямой трансляции оффлайн и онлайн версии события могут происходить одновременно, - отмечает всемирный продюсер событий Мелисса Парк. - Однако я предупреждаю организаторов, что они не смогут удержать внимание виртуальные зрители с такой же интенсивностью как онлайн зрителей».

Парк предлагает создать более короткую модифицированную виртуальную программу. «Прямая трансляция основных сессий, а затем предоставление виртуальным посетителям доступа к библиотеке презентаций, которую они могут просматривать в удобное для них время».

Как это повлияет на мой бюджет?

«Небольшие оффлайн мероприятия означают возможность для новых и альтернативных площадок, которые не могут вместить большое количество человек» - отмечает Штекер. «Это должно помочь сократить бюджеты, а также предложить креативные методы для распределения расходов по бюджетным категориям».

Но если вы пытаетесь предоставить высокотехнологичный виртуальный опыт, предостерегает Грег Дженкинс, партнер Bravo Productions, готовьтесь потратить немного больше. «По сути, у вас есть две площадки - одна традиционная, мы, привыкли к организации мероприятий, а другая, которая представляет собой сложную платформу для виртуального опыта», - говорит он, отмечая, что могут возникнуть дополнительные личные расходы, связанные с повышением безопасности и санитарных норм. «Расходы на аренду аудио-видео оборудования будут выше, чем в предыдущие годы. У вас есть дизайнер для оффлайн и технический дизайнер для создания великолепных визуальных эффектов, чтобы удержать внимание этого виртуального посетителя ».

Добавьте расходы на такие вещи, как питание - вы предоставляете еду для оффлайн гостей? Подарочные карты ресторана или доставку еды для виртуальных гостей? - и ваш гибридный бюджет может оказаться выше, чем вы ожидали, добавляет Дженкинс. Возможно, вам придется пересмотреть старые модели составления бюджета, к которым вы привыкли.

Должны ли цены на билеты меняться?

Виртуальный опыт в идеале должен быть таким же ярким, как и для тех, кто посещает мероприятие лично. Вы можете пересмотреть свою модель ценообразования. Дженкинс считает, что цены на виртуальный вход должны быть примерно на 25-40% дешевле, чем при личном участии.

Но, он предупреждает, это не должно продаваться так, как будто оффлайн участники получают дополнительные льготы. «Гибридное мероприятие должно предоставить качественные и равные льготы всем участникам, будь то личное присутствие или через планшет, компьютер или iPhone».

Как я могу воссоздать общение?

Воссоздание общения - это серьезная проблема для виртуальных мероприятий. «Мы должны выйти за пределы Zoom и за пределы чата. Это не событие, это вебинар. Взаимодействие, эмоции, связь с другими — это событие. И от нас зависит, кто будет заниматься этим пространством и работой с экспертами в создании опыта, чтобы проложить путь к созданию того, чем на самом деле является виртуальное событие», - говорит Кляйнхаут.

Помогите решить эту проблему с сильными модераторами и создайте сообщество друзей, где посетители могут свободно общаться и делиться, - говорит она. - Возможно, что вы сможете объединить участников в группы на основе треков и мягко подтолкнуть к взаимодействию». Ключ заключается в том, чтобы создать запланированные нетворкинги для всех участников, а не просто полагаться на спонтанные разговоры, которые происходят лично.

Одним из потенциальных преимуществ гибридной модели является концепция «региональных часовых вечеринок», добавляет Панепинто. Вместо того, чтобы проводить одно личное мероприятие с виртуальными посетителями по всему миру, переверните идею с ног на голову: пусть участники в одном городе соберутся небольшими группами, чтобы посмотреть выступление в прямом эфире или другой контент. «Для этого потребуется заблаговременное планирование с точки зрения безопасности и доступности – отели, рестораны», - говорит он.

К каким вызовам я должен подготовиться?

Что касается оффлайн присутсвия, «все, что мы знали раньше, было перевернуто с ног на голову из-за мер COVID-19», отмечает Бихет. «Место, где мы могли бы поставить раньше 150 стульев, теперь мы должны сократить половину. То же самое и с транспортом: там, где у нас обычно были автобусы на
50 пассажиров каждый, теперь нам нужно их больше, чтобы мы могли оставить пространство между людьми. Вам также необходимо сообщать о мерах безопасности, чтобы люди чувствовали себя в безопасности».

Между тем, на виртуальной стороне ключевым фактором является поддержание вовлеченности аудитории. «У вас нет тех же инструментов, что были в вашем распоряжении для оффлайн», - говорит Бихет, добавляя: «Вам теперь нужен действительно самый безопасный и высокоскоростной доступ в Интернет. Последнее, что вы хотите, - это замедление интернет-соединения. Это немедленно убьет вашу идею, и вы можете потерять онлайн аудиторию».

Кляйнхаут бросает вызов всем профессионалам мероприятия, чтобы отточить свои технические навыки. «Не позволяйте технической команде разбираться в платформах и в том, как создавать виртуальные события. Вам надо самим иметь практические знания как в реальном времени, так и в цифровом виде».

Должен ли я продолжать эту модель в мире пост-COVID19?

«Лично я верю, что гибридный опыт останется здесь как минимум на пару лет», - прогнозирует Дженкинс. «Те, кто предпочел бы выходить на улицу, и те, кто склонен быть более осторожным, могут получить такой же и более безопасный опыт. Гибридные события будут беспроигрышными».

После того, как угроза COVID19 пройдет, участники, скорее всего, захотят снова собираться лично.
Но уроки, извлеченные из виртуальных и гибридных событий, скорее всего, останутся способом расширить охват мероприятия и будут более реалистичными для потребностей вашей аудитории.

«Мы, наконец-то, с уважением стали относиться ко времени, энергии и другим обязанностям людей, - говорит Штекер. - Не каждый может посвятить себя пятидневной конференции из-за семьи, домашних животных, ежедневных рабочих обязанностей, собственного здоровья или фактического финансовое обязательства. Мы не только пропускаем информацию и отзывы всех людей, которые не могут присутствовать по какой-либо причине, перечисленной выше, но и гомогенизируем наших посетителей. Тогда вы попадаете в ловушку «делать то, что мы всегда делали» для одной и той же аудитории.» «Благодаря гибридным мероприятиям вы сможете охватить большее количество людей, и их мнение и опыт могут внести вклад в ваше событие. Разнообразие приносит пользу всем. Так ты учишься и растешь. Организаторы должны учитывать как аудиторию, так и то, как заставить их чувствовать себя заинтересованными и вовлеченными».

Источник: перевод статьи https://www.bizbash.com