Ищете вдохновение для собственных мероприятий? Не ищите ничего, кроме лучших практик, которые индустрия мероприятий использует для своих конференций.
Показательный пример: IMEX Group - британская компания, которая обычно дважды в год проводит многодневные конференции для международных встреч, поощрительных поездок и деловых мероприятий (Франкфурт, Германия весной и Лас-Вегас осенью).
Вот пять способов, которые были использованы на отраслевой конференции:
1. Веселая интерактивная среда
В осеннем выпуске команда использовала новую тему: ярко раскрашенный подводный мир, сосредоточенный вокруг анимированного кораллового рифа, покрытого ракушками, водорослями и затопленными римскими колоннами. Вокруг рифа плавали разноцветные рыбки.
Чтобы упростить процесс, на этот раз все события были сосредоточены вокруг рифа, а не заставляли гостей перемещаться по трем разным пространствам. Когда гости увеличивали и уменьшали масштаб своих экранов, риф вращался, показывая различные предложения. Например, в гигантской раковине моллюска в центре проходил основной этап обучения, а анимация на тему «Послание в бутылке» приводила к ежедневному подведению итогов учебных занятий. Можно было щелкнуть черепаху, чтобы найти контент, связанный с устойчивым развитием, а красные ласты обозначили стартовую черту виртуального #IMEXrun.
2. Соответствующие панели и дискуссии
IMEX всегда предлагает разнообразные дискуссии, посвященные самым важным проблемам, с которыми сегодня встречаются профессионалы. В этом году было много контента, связанного с COVID-19. Одна из самых популярных сессий была проведена доктором Тайрой Уорнер, заведующей кафедрой гостиничного и туристического менеджмента в колледже прибрежной Джорджии, которая обсудила переговоры по контрактам в мире после COVID-19. Еще одно обсуждение пришло от цифрового футуриста Брайана Фанзо, который поделился, как использовать новые технологии и инструменты совместной работы для достижения лучших результатов в бизнесе. «В настоящее время мы имеем дело с принудительными изменениями, но мы можем найти способы принять это», - сказал Фанзо.
Дополнительные сессии были посвящены разнообразию и инклюзивности, например, выступление Грега ДеШилдса, исполнительного директора PHLDiversity Multicultural Affairs Congress, подразделения Филадельфийского конгресса и бюро по работе с клиентами, который обсудил неравенство в медицинском обслуживании в разных культурах. Также была проведена хедлайнерская сессия в рамках She Means Business, специальной конференции, посвященной роли женщин в бизнесе и мероприятиях, на которой рассказывались о способах улучшения представительства в руководстве. «Проведено обширное исследование, показывающее, что разнообразие дает организации множество преимуществ, таких как повышение прибыльности и творчества, более сильное управление и лучшие способности решать проблемы», - сказала Габриэль Остен-Браун, соучредитель Diversity Ally, которая принимала сессия по диверсификации вашей цепочки поставок.
3. Разнообразие форматов проведения мероприятий.
Чтобы люди не теряли заинтересованности на протяжении пятидневного мероприятия, организаторы использовали различные форматы и темы. Конференция началась с дня, полного интерактивных виртуальных впечатлений, таких как уроки танцев и кулинарии, экскурсия по винограднику, урок по созданию искусства латте.
Следующие два дня были посвящены общеобразовательным занятиям, которые проводили эксперты со всего мира. Четвертый день был посвящен специальному образованию. Специалисты по организации мероприятий из разных учеников собрались в небольшие группы, чтобы глубже изучить конкретные темы. А последний день конференции был назван «Днем сообщества»: он включал в себя более 30 сессий, организованных ассоциациями и другими партнерскими группами, которые охватывали ряд тем, таких как гибридные технологии и дизайн мероприятий.
4. Сетевые возможности
Ключевой особенностью конференций IMEX является возможность назначать встречи один на один. IMEX добился этого практически с помощью Grip - программного обеспечения для поиска партнеров, использующее искусственный интеллект для подбора участников. Как это работало: при регистрации каждого участника попросили ответить на основную информацию о своей работе, а также указать свои специальности и области интересов. После запуска мероприятия гости могли видеть профили других участников и сортировать их по местоположению, интересам, должности и т. д. Прежде чем запрашивать виртуальную встречу, Grip может сделать эту работу за них: технология может анализировать профили и предлагать участникам, с которыми посетители могут захотеть пообщаться. Вы можете выбрать «встретиться», «заинтересовать» или «пропустить», и Grip проанализирует предпочтения и предоставит больше рекомендаций.
Простая в использовании платформа также позволяла участникам составлять повестку дня, отслеживать свое ежедневное расписание, читать биографии докладчиков и просматривать любой контент по запросу, который они могли пропустить.
5. Ежедневные сводки и контент по запросу
PlanetIMEX решили сделать все свои сессии доступными по запросу в течение нескольких недель после завершения мероприятия.
Зарегистрированные участники также получили ежедневные новости PlanetIMEX Daily News, ежедневное электронное сообщение с основными моментами дня, а также предварительный просмотр следующего дня. (Ежедневный обзор также включал сообщения и настраиваемый контент от спонсоров, добавляя естественную точку соприкосновения для многих партнеров мероприятия.) И теперь, когда мероприятие завершено, IMEX Group еженедельно рассылает электронные письма с выделением тщательно подобранных записей.
Источник: https://www.bizbash.com/production-strategy/virtual-events/article/21199510/how-imex-brought-its-popular-event-industry-conference-online