Чек-лист по подготовке делового онлайн-события

Подготовка к мероприятию

Определиться с бизнес-задачами и целевой аудиторией

Важно максимально ясно сформулировать задачу, обратить внимание на все детали и точно определить, кто аудитория продвигаемых вами услуг и продуктов — кого вы хотите видеть на мероприятии.

Определиться с темами, интересными для аудитории

Что интересно именно этой аудитории? Что популярно на аналогичных мероприятиях? Часто самый большой интерес вызывают глубокая экспертиза и реализованные кейсы.

Собрать пул спикеров по выбранным темам

В каждой вертикали, где у компании есть кейсы, найдите максимально авторитетных лидеров, чей опыт был бы интересен всем остальным. Специалистам интереснее слушать не консультантов, а представителей компаний, которые могут рассказать о своём опыте.

Создать лендинг

Там должно быть:

• описание мероприятия, объяснение, для кого оно;
• программа с таймингом и спикерами (с фото);
• список партнеров;
• форма регистрации на мероприятие (не забудьте «прикрутить» к ней автоматическое письмо, подтверждающее регистрацию);
• согласие на обработку данных, GDPR;
• плеер, который появится там в день трансляции, а также чат для аудитории, где они могут задавать вопросы спикерам.

Найти модератора

Здесь 2 варианта: внутренний (из компании клиента или партнера) и внешний. Модератор — очень важный элемент мероприятия. Именно от него зависит настрой спикеров, мотивация и вовлеченность аудитории. Плюсы внутреннего модератора — полное погружение в тему, знание отрасли, задач компании на мероприятии. Возможная проблема: человек не обладает данными спикера и харизмой ведущего. Это важно, так как есть риск потерять аудиторию во время трансляции.
В качестве внешнего модератора лучше привлечь человека, чья профессиональная деятельность связана с темой мероприятия, или который имеет соответствующий бэкграунд. Это может быть, например, журналист или профессиональный ведущий.
Если модератор внутренний, то закладывайте больше времени на репетиции, если он внешний, то на введение его в тему (дайте больше материалов для изучения, выделите человека в компании, с которым он может побеседовать).

Организовать технические созвоны со спикерами

Если вы хотите качественную картинку, и кухонные интерьеры не вдохновляют и не соответствуют духу бренда, то не пожалейте времени на созвоны со спикерами. Уточните заранее, откуда они будут выходит в эфир в день мероприятия, посмотрите, какое там освещение, какие есть варианты для заднего фона и так далее.
Вышлите спикерам гайды: сетап, свет, одежда, расположение ноутбука (не телефон!) и так далее. Четко проговорите все пункты. Удостоверьтесь, что у спикера на компьютере установлено приложение, через которое будет организована трансляция, хорошо работает микрофон, скорость интернета высокая.
Также важно проговорить все эти аспекты с модератором. Участники, да и он сам могут находиться в разных часовых поясах, и освещение во время технического созвона может отличаться от того, что будет в прямом эфире.

Провести предзаписи

Формат онлайн-мероприятия, конечно, предполагает изначально прямой эфир и интерактив с аудиторией. Однако в наше нестабильное время стоит предусмотреть такую вероятность, как внезапная болезнь спикера или проблемы с интернетом.
Посмотрите, насколько скажется по программе потенциальное отсутствие того или иного человека или лучше сделайте предзапись его выступления. Если всё будет хорошо, то она не понадобится, но в случае форс-мажора ваша программа будет сохранена.

Организовать промо

Возможные каналы коммуникации:

• Facebook (платное промо на нужную ЦА);
• рассылки и посты в группах в соцсетях и закрытых чатах разных релевантных ЦА;
• медиа;
• партнеры — рассылки и посты в соцсетях, приглашения по частным каналам экспертов.

За день до мероприятия:

1. назначьте короткие созвоны со всеми спикерами для технического чекапа (это второй заход, с этим нужно осторожно, старайтесь не отнимать у них много времени, чек проводите быстро и по существу);
2. ещё раз проверьте готовность лендинга к трансляции;
3. сделайте рассылку-напоминание по электронной почте и смс;
4. подготовьте список контактов спикеров, спишитесь со всеми в WhatsApp, чтобы на связи по оперативным вопросам в день мероприятия (если вдруг технически пойдет что-то не так, вы не будете тратить лишнее время на поиск их номеров телефонов);
5. создайте рабочий чат для связи технической и контентной команд и модератора;
6. договоритесь, кто и как будет вести беседу с аудиторией в чате мероприятия, как будут поступать вопросы к модератору.

В день мероприятия:

1. будьте на рабочем месте за 3 часа до мероприятия;
2. пройдитесь по техническому чек-листу;
3. в назначенное время проверьте, что модератор и первая партия спикеров подключилась к Zoom по ссылке (далее заранее проверяйте приход спикеров на последующие сессии);
4. как только мероприятие началось, проверьте, что запись идет;
5. общайтесь с аудиторией через чат и передавайте вопросы релевантным спикерам.

После мероприятия:

1. сделайте рассылку: и тем, кто посетил мероприятия, и тем, кто не появился (в письме дайте ссылку на запись и презентации спикеров, предварительно согласовав с ними, что они дают на это добро);
2. организуйте обзвон всех тех, кто посетил мероприятие, соберите обратную связь, (что понравилось, что нет) и узнайте, кто заинтересован в технологиях и продуктах, о которых вы говорили, ведь это главная бизнес-цель мероприятия.