«При таком большом количестве неизвестных ключевым словом для всех сторон должно быть «гибкость». Устраните любую двусмысленность, какую только сможете, но лучшие контракты прямо сейчас будут иметь некоторую гибкость». Так сказала Тайра Уорнер, ветеран индустрии встреч и преподаватель, в 30-минутной веб-трансляции под названием «Контракты и переговоры в мире после коронавируса», которая была частью виртуального мероприятия PlanetIMEX на этой неделе.
Эта гибкость должна относиться в основном к логистическим деталям. Например, «проектировщики должны иметь возможность изменять площади на территории, которые их группа будет использовать, а также то, каковы будут соответствующие расходы на аренду и установку», - отметил Уорнер. Две причины: количество посещений трудно прогнозировать в нынешних климатических условиях, и правила безопасности в каждом пункте назначения могут измениться в короткие сроки. Кроме того, будут и другие вопросы, которые должны быть решены в контракте иначе, чем они были до пандемии, такие как крайние сроки окончательной численности персонала и пороговые значения процента выбытия и средства правовой защиты. Налаженные отношения между проектировщиком и принимающей стороной также могут позволить гибкость в других условиях контракта.
С другой стороны, Уорнер подчеркнул, что есть несколько элементов контрактов на мероприятия, которые должны содержать как можно больше подробностей, чтобы свести к минимуму вероятность недовольства участников, финансовых споров с собственностью или претензий по ответственности, связанных с пандемией. Во-первых, «укажите, какие удобства на месте будут доступны во время встреч», - сказал Уорнер. «Если это изменится до начала собрания, укажите конкретное средство правовой защиты или реституцию за это».
Аналогичным образом, какие конкретные последствия возникнут в случае переноса встречи в случае ухудшения ситуации с пандемией? Warner предупредила разработчиков, что «опасения по поводу передачи Covid не являются уважительной причиной для отсрочки или отмены» и не подпадают под действие оговорки о форс-мажоре контракта. Однако более жесткие юридические ограничения на размеры собираемых в принимающей стране подпадут под действие статьи о форс-мажорных обстоятельствах, если встреча станет невозможной из-за этого ограничения. Уорнер также отметил, что «страхование на случай отмены не распространяется на случаи, связанные с Covid».
Что касается возмещения убытков по претензиям участника, который заразился на мероприятии, «в некоторых штатах есть законы, снимающие ответственность», - сказал Уорнер. Но поскольку «обязанность проявлять осторожность - это юридическое обязательство, которое всегда было у организаторов встреч, они нуждаются в оговорке о возмещении убытков в их договорах о месте проведения», что обезопасит принимающую организацию от инфекций Covid, которые могли возникнуть в результате мероприятия. Комплексная проверка - в форме проверки того, что место проведения встречи соблюдает протоколы уборки, указанные в контракте, - дополнительно помогает освободить организатора встречи от претензий по ответственности.
Сессия Warner была одной из примерно 50, которые проходили во время PlanetIMEX, виртуального мероприятия, проведенного на той же неделе, что и ежегодная выставка IMEX America, которая должна была состояться в Лас-Вегасе. В настоящее время сестринское шоу IMEX Frankfurt по-прежнему запланировано на май 2021 года.
Источник: https://www.meetingsnet.com/negotiating-contracts/post-covid-meeting-contracts-specific-yet-flexible