Случаи заболевания продолжают расти как в Северной Америке, так и в Европе. Во многих странах обнаружены новые штаммы коронавируса. Недавно одобренные вакцины могут вселить надежду, но даже в США они не будут широко доступны для населения до конца мая 2021 года. Более того, все еще неясно, полностью ли они защитят от бессимптомной передачи.
Организаторы мероприятий могут столкнуться с ограничениями, связанными с пандемией, как минимум в течение следующих шести месяцев. Как они могут убедить посетителей соблюдать правила безопасности, когда их терпение на пределе?
К сожалению, не существует надежного способа гарантировать соблюдение участниками правил социального дистанцирования и ношения масок, но некоторые тактики оказались более успешными, чем другие. Речь идет как об эффективном общении, так и о последовательном контроле, и оба требуют тщательного планирования от начала до конца. Мыслями на эту тему поделись несколько профессионалов отрасли.
Модель социального дистанцирования послов
Концепция «распорядителя здоровья» или «посла социального дистанцирования» (SDA) была опробована в нескольких крупных городах США, и эта идея распространяется на индустрию мероприятий. Как следует из названия, SDA используется для продвижения и мониторинга соблюдения правил общественного здравоохранения и безопасности (H&S). Как правило, правительства обращаются к этой модели как к менее конфронтационной альтернативе полицейскому принуждению. Система SDA уже внедрена в Чикаго, Нью-Джерси, Нью-Йорк, Сан-Франциско, Сиэтл. Более строгие подходы, такие как вызов службы экстренной помощи, рассматриваются как крайнее средство. SDA не имеют права самостоятельно выдвигать официальные обвинения. Вместо этого они призваны следить за ситуацией и поощрять людей, которые уже открыты для убеждения.
Как эта модель применяется к событиям?
В Сингапуре, например, есть как общенациональная система SDA, так и особые правила проведения мероприятий. На начальном этапе пандемии Совет по туризму Сингапура сотрудничал с организаторами частных мероприятий для разработки обязательных протоколов безопасности. Например, они разработали механизмы для местных площадок и организаторов конференций, которые помогают международным организаторам мероприятий выполнять их обязательства по охране труда и технике безопасности.
Практические стратегии обеспечения соблюдения правил ОТ и ТБ на мероприятиях
Конечно, Сингапур - относительно небольшая страна по сравнению с такими странами, как США, где правила могут значительно различаться от региона к региону. В большинстве стран мира организациям и организаторам мероприятий предоставляется возможность самостоятельно разрабатывать эффективные стратегии ОТ и ТБ.
К счастью, событийная индустрия очень изобретательна. Вот что говорят по этому поводу три организатора мероприятий, которые помогли разработать новую инновационную программу: курс «Советник по соблюдению пандемии» для специалистов по встрече с профессионалами, который теперь предлагается через Службы санитарного просвещения. Программа была разработана с учетом контекста США, но применина в различных ситуациях по всему миру.
1) Уточните ожидания по ОТ и ТБ до начала мероприятия
По словам Мэри-Энн Урбанович (MS, CMP-HC), одного из организаторов мероприятий, стоящих за программой советника по соблюдению требований в отношении пандемии (PCA), сообщения о здоровье и безопасности должны начинаться сразу после объявления о мероприятии. Когда планировщики с самого начала ясно заявляют о своих ожиданиях, потенциальные участники знают, на что они соглашаются.
В некотором смысле эта возможность установить основные правила дает организаторам мероприятий преимущество перед поддерживаемыми государством послами ОТ и ТБ. В отличие от широкой публики, участники мероприятия активно придерживаются кодекса поведения на мероприятии.
Хизер Сишолц (CMP, DES), еще одна основательница программы PCA, рекомендует усилить правила ОТ и ТБ по нескольким пунктам: в пред-событийном маркетинге, на странице общей информации о мероприятии, в процессе регистрации.
Убедитесь, что в регистрационной форме на мероприятие указано: «Вы согласны с ношением маски?» Если ответ отрицательный, вовлеките потенциального участника в разговор. Например, если у него есть сложности со здоровьем, организатор может вежливо посоветовать вообще не участвовать в событии. Это обеспечивает последовательное соблюдение правил ношения масок, не игнорируя Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) или уважение к тем, кого он призван защищать.
Шеннон Маевски (CPM, CMM, HMCC, VEMM) также внес свой вклад в учебную программу PCA и указал, что регистрационные формы часто заполняются помощниками, а не лично участником. Имея это в виду, она рекомендовала включить заявление следующего содержания: «Я подтверждаю, что я завершаю свою регистрацию и лично соглашаюсь с кодексом поведения».
Если участник позже выразит сопротивление, организатор мероприятия может напомнить ему об их договорных обязательствах.
2) Максимальное количество напоминаний о социальном дистанцировании на мероприятии
Система предупреждений необходима, но также важно понимать, что у многих участников самые лучшие намерения. Некоторые могут просто вернуться к старой привычке разговаривать на близком расстоянии. Другие могут забыть снова надеть маски после перекуса. Участников просят изменить многие из самых фундаментальных социальных форм поведения, и организаторы мероприятий обязаны оказывать им всю возможную поддержку.
Одна из идей, которыми поделилась Урбанович, заключалась в том, чтобы напомнить участникам о кодексе поведения на мероприятии, когда они проходят процедуру проверки здоровья у дверей.
Печатные информационные материалы - еще один способ донести суть сообщения. Например, размещение правил ОТ и ТБ размером с открытку на столах в обеденной зоне. Участники должны передвинуть материал, чтобы начать есть, и его становится трудно не заметить. Сишольц предложил ряд других инструментов:
- Вывески и наклейки на полу, которые помогают участникам визуализировать
- Слайды в конференц-залах
- Push-уведомления в мобильном приложении мероприятия
3) Переосмысление питания на мероприятии, чтобы минимизировать риск несоблюдения правил
При разработке мероприятия важно подумать о самом месте его проведения. Хорошая вентиляция и достаточное пространство необходимы для снижения риска передачи вируса, но может ли планировка здания повлиять на поведение посетителей?
Маевски считает, что это так. Она порекомендовала выбрать место для встреч с отдельной комнатой для переговоров или обеденной зоной. Это позволяет организаторам проводить встречи и обеды в разных помещениях - простой процесс перехода из одной комнаты в другую дает посетителям физическое напоминание о необходимости снова надеть маску. Ещё доступ к алкоголю - главный фактор несоблюдения правил участниками. Для изменения этого фактора можно делать следующее:
- Проводите мероприятия "с напитками" на открытом воздухе
- Уберите алкогольные напитки с мероприятия раньше, чем оно закончится
- Всегда подавайте еду с напитками
4) Поддерживайте как можно более позитивный обмен информацией об ОТ и ТБ на мероприятии
Перед тем как подойти к участникам, которые пренебрегают правилами ОТ и ТБ, организаторам нужно подумать.
Несмотря на жесткую позицию, каждый из профессионалов, опрошенных для этой статьи, подчеркнул важность проявления деликатности.
По словам Сишолц есть несколько более убедительных мотиваторов, чем чувство принадлежности к коллективу и общая ответственность за защиту друг друга:
«Безопасность и здоровье зависят от каждого. Кодекс поведения предназначен для защиты персонала, посетителей, выступающих - он начался с сексуальных домогательств и дискриминации - но это та же предпосылка, когда дело касается здоровья ».
Урбанович поддержала это мнение:
«Обязанность проявлять осторожность распространяется на всех, а не только на организатора встреч и заинтересованных лиц. Участник также обязан сказать: «Я несу ответственность за вас». Это полное участие сообщества».
Точно так же организаторы мероприятий всегда должны давать участникам возможность не сомневаться. Маевски упомянула, что однажды она забыла снова надеть маску после еды в ресторане, и этот опыт дал ей новую оценку того, как лучше всего подойти к посетителям. «Важно подходить к ним на достаточно постоянной основе и не предполагать, что люди пытаются проявить непокорность», - пояснила она. Она рекомендовала начать с простого вопроса: «Могу я предложить вам маску?
5) Предварительно определите протокол решений для каждого этапа эскалации
Урбановича призвал организаторов мероприятий установить четкие протоколы работы с конфронтационными посетителями: «Мы настоятельно рекомендуем любой команде организаторов заранее разработать сценарии. Как вы собираетесь смягчить ситуацию? Что такое процесс эскалации и кто должен участвовать?»
Такая предусмотрительность обеспечит согласованный и последовательный план действий без смешанных сообщений от разных сторон. Все ли «распорядители здоровья» находятся на одном уровне? Можно ли вызвать кого-нибудь более авторитетного в особо сложных случаях?
Урбанович рекомендовала привлечь высшее руководство. Например, ассоциации могут попросить президента отделения сделать объявление или направить прямое предупреждение, а корпорации могут обратиться к главе отдела. «При необходимости будьте готовы ввести охрану».
Маевски объяснила: «Относитесь ко всем присутствующим на мероприятии как к послу безопасности, создавая удобный канал транслирования информации. Это не только дает этим людям возможность самозащиты, но также создает осознание того, что за ними наблюдают». Чтобы сделать процесс отчетности максимально незаметным, Урбанович предложила добавить механизм отчетности в приложение события.
ЗАКЛЮЧЕНИE
Послы социального дистанцирования и распорядители здоровья могут быть частью эффективной стратегии ОТ и ТБ, но они не могут быть добавлены как второстепенные. Протоколы социального дистанцирования и ношения масок необходимо учитывать на каждом этапе процесса планирования мероприятия. Это означает:
- Установление четких правил при анонсировании мероприятия
- Предварительное согласие участников с кодексом ОТ и ТБ
- Напоминание участникам об их обязанностях (например, в процессе проверки температуры тела)
- Использование пространства мероприятия для усиления обмена сообщениями
- Разработка тактики смягчения влияния алкогольных напитков на мероприятии
- Лидерство с позитивным посланием (например, поощряя согласие и предлагая бесплатные маски)
- Разработка четкого плана действий для разных сценариев
- Отображение линий полномочий в процессе эскалации
Хоть каждый организатор мероприятий знает, что не существует такого понятия, как надежный план, дальновидность может иметь большое значение для того, чтобы мероприятие прошло как можно более гладко - и ставки никогда не были такими высокими.
Источник: https://www.eventmanagerblog.com/event-non-compliance