Онлайн-мероприятие - от идеи до продаж: пошаговая инструкция

Очарование кухонь и плохой звук — это то, что мы могли позволить себе в начале удаленки. Теперь пришло время онлайнов с хорошей картинкой и продуманным сценарием. Ольга Штейнберг (Buman Media) составила инструкцию по проведению такого мероприятия.

Шаг 1: определиться с бизнес-задачами и целевой аудиторией. 

Это должна определить компания-заказчик. Важно максимально ясно сформулировать задачу и обратить внимание на все детали. В российских реалиях, например, названия профессий, специализаций потенциальных участников могут отличаться от международно принятых. Поэтому нужно максимально точно определить, кто аудитория продвигаемых вами услуг и продуктов и кого вы хотите видеть на мероприятии. 

Шаг 2: определиться с темами, интересными для аудитории.
Что интересно именно этой аудитории? Что популярно на аналогичных мероприятиях? Наш опыт показывает, что самый большой интерес вызывают реализованные кейсы.

Шаг 3: собрать пул спикеров по выбранным темам 
В каждой вертикали, где у компании есть кейсы, найдите максимально авторитетных лидеров, чей опыт был бы интересен всем остальным. Уточните, есть ли партнеры, которые могли бы помочь с контентом и спикерами. Не нужно забывать, что специалистам интереснее слушать не консультантов, а именно представителей компаний, которые могут рассказать о своём опыте. 

Шаг 4: создать лендинг
Это нужно сделать минимум за месяц до начала мероприятия.
Что должно быть в лендинге: 

• описание мероприятия, объяснение, для кого оно
• программа с таймингом и спикерами (с фото)
• логотипы партнеров
• логотипы информационных партнеров
• форма регистрации на мероприятие (не забудьте "прикрутить" к ней автоматическое письмо, подтверждающее регистрацию)
• согласие на обработку данных, GDPR
• собственно, плеер, который появится там в день трансляции, а также чат для аудитории, где они могут задавать вопросы спикерам.

Шаг 5: найти модератора мероприятия
Здесь 2 варианта: внутренний (из компании клиента или партнера) и внешний. Модератор - очень важный элемент мероприятия. Именно от него зависит настрой спикеров, мотивация и вовлеченность аудитории. Плюсы внутреннего модератора - полное погружение в тему, знание отрасли, задач компании на мероприятии.  Возможная проблема: человек не обладает данными спикера и харизмой ведущего.  Это важно, так как есть риск потерять аудиторию во время трансляции. Одно дело офлайн, где люди редко уходят с сессии, другое - онлайн, где удерживать внимание аудитории сложно, ведь слушать может отключиться в любой момент одним кликом.

В качестве внешнего модератора лучше привлечь человека, чья профессиональная деятельность связана с темой мероприятия, или который имеет соответствующий бэкграунд. Это может быть, например, журналист или профессиональный ведущий. Здесь, конечно, сложно найти того, кто на 100% погружен в тему. Поэтому потребуется время, чтобы ввести человека в курс дела. Важно, чтобы внешний модератор должным образом передал послания компании, знал важные нюансы, факты, относящиеся к теме. Иначе мероприятие может быть подпорчено любой мелочью.

Итого: если модератор внутренний, то закладывайте больше времени на репетиции (будьте дотошными и требовательными во время прохождения по сценарию), если он внешний, то на введение его в тему (дайте больше материалов для изучения, выделите человека в компании, с которым он может побеседовать).

Шаг 6: организовать технические созвоны со спикерами
Если вы хотите качественную картинку, и кухонные интерьеры не вдохновляют и не соответствуют духу бренда, то не пожалейте времени на созвоны со спикерами. Уточните заранее, откуда они будут выходит в эфир в день мероприятия, посмотрите, какое там освещение, какие есть варианты для заднего фона и т.д.

Вышлите спикерам гайды: сетап, свет, одежда, расположение ноутбука (не телефон!) и т.д. Четко проговорите все пункты. Удостоверьтесь, что у спикера на компьютере установлено приложение, через которое будет организована трансляция, хорошо работает микрофон, скорость интернета высокая.

Также важно проговорить все эти аспекты с модератором. Участники, да и он сам могут находиться в разных часовых поясах, и освещение во время технического созвона может отличаться от того, что будет в прямом эфире и т.п.

Шаг 7: провести предзаписи
Формат онлайн-мероприятия, конечно, предполагает изначально прямой эфир и интерактив с аудиторией. Однако в наше нестабильное время стоит предусмотреть такую вероятность, как внезапная болезнь спикера или проблемы с интернетом. 
Посмотрите, насколько скажется по программе потенциальное отсутствие того или иного человека или лучше сделайте предзапись его выступления. Если всё будет хорошо, то она не понадобится, но в случае форс-мажора ваша программа будет сохранена.

Шаг 8: организовать промо
Это отдельная  - большая  - часть подготовки. Понятно, что если её не сделать, то никто не придет смотреть ваше прекрасно организованное мероприятие.  Во многих случаях стоит задействовать несколько каналов коммуникации, четко понимания, что какие-то из них могут не сработать.

Каналы могут быть такие:

• Facebook (платное промо на нужную ЦА)
• рассылки и посты в группах в соцсетях и закрытых чатах разных релевантных ЦА
• медиа
• партнеры - рассылки и посты в соцсетях, приглашения по частным каналам экспертов

Накануне и сразу после мероприятия: чек-лист
За день до мероприятия: 

• назначьте короткие созвоны со всеми спикерами для технического чекапа (это второй заход, с этим нужно осторожно, старайтесь не отнимать у них много времени, чек проводите быстро и по существу)
• ещё раз проверьте готовность лендинга к трансляции
• сделайте рассылку-напоминание по электронной почте и смс
• подготовьте список контактов спикеров, спишитесь со всеми в WhatsApp, чтобы на связи по оперативным вопросам в день мероприятия (если вдруг технически пойдет что-то не так, вы не будете тратить лишнее время на поиск их номеров телефонов)
• создайте рабочий чат для связи технической и контентной команд и модератора
• договоритесь, кто и как будет вести беседу с аудиторией в чате мероприятия, как будут поступать вопросы к модератору

В день мероприятия: 

• будьте на рабочем месте за 3 часа до мероприятия
• пройдитесь по техническому чек-листу
• в назначенное время проверьте, что модератор и первая партия спикеров подключилась к Zoom по ссылке (далее заранее проверяйте приход спикеров на последующие сессии)
• как только мероприятие началось, проверьте, что запись идет
• общайтесь с аудиторией через чат и передавайте вопросы релевантным спикерам

После мероприятия: 

• сделайте рассылку: и тем, кто посетил мероприятия, и тем, кто не появился (в письме дайте ссылку на запись и презентации спикеров, предварительно согласовав с ними, что они дают на это добро)
• организуйте обзвон всех тех, кто посетил мероприятие, соберите обратную связь, (что понравилось, что нет) и узнайте, кто заинтересован в технологиях и продуктах, о которых вы говорили, ведь это главная бизнес-цель мероприятия.

Источник: https://pro.rbc.ru/news/5fdb638d9a79479b929db0c5?utm_source=weekly_digest&utm_medium=email&utm_campaign=mice&utm_term=5fdb638d9a79479b929db0c5